Plan de communication d’urgence (PCU)
Qu’y a-t-il dans une communication d’urgence (plan de la CE)?
Un plan de communication d’urgence (pcu) est un document qui fournit des directives, des coordonnées et des procédures pour la manière dont l’information devrait être partagée pendant toutes les phases d’un événement imprévu qui nécessite une action immédiate. Un PCU fournit des instructions étape par étape pour faire face à une crise.
La nécessité d’un plan de communication d’urgence
Une situation d’urgence ou de crise pourrait frapper une organisation à tout moment. Alors que personne ne peut prédire quel type d’urgence pourrait survenir et quand, il est possible de s’y préparer. Pour réagir avec confiance à un événement de crise et réduire au minimum les retombées négatives est la clé de proactif.
En cas de crise, la communication avec toutes les principales parties prenantes, y compris les employés, les hauts responsables et les membres du conseil d’administration, est essentielle. Il pourrait également être nécessaire d’informer des tiers tels que les fournisseurs et les clients.
Un plan de communication d’urgence est essentiel pour aider à planifier une situation d’urgence future et faciliter l’échange d’informations en période de crise actuelle. Un plan communautaire fournit un cadre structuré et détaillé pour faire face à une crise et communiquer avec les parties prenantes lorsqu’elle apparaît.
Le plan permet aux organisations – en particulier aux membres de l’organisation qui s’occupent de l’urgence – de tenir diverses parties prenantes informées du type d’urgence, de son impact possible sur l’organisation et des mesures prises pour en atténuer les effets. Les meilleurs plans de la CE fournissent également des lignes directrices pour aider l’organisation à se préparer aux futurs événements de crise et éviter qu’une crise ne se reproduise.
Un plan communautaire global identifie les personnes importantes et leurs sauvegardes, explique comment les informations doivent être communiquées et documente les procédures qui seront adoptées pour suivre et partager le statut d’employé de l’entreprise et de chaque salarié.
En outre, le plan documente les instructions pour rester en place ou évacuer le bâtiment. En cas d’évacuation, le plan prévoit des points de réunion à l’extérieur du bâtiment pour que les employés puissent se réunir et préciser comment les mises à jour de statut seront fournies à la fois aux employés et aux tiers intéressés.
En cas d’urgence, un plan communautaire efficace peut être lancé rapidement. Il permet au personnel affecté d’informer la direction dès que possible, de communiquer des informations à toutes les parties prenantes intéressées et d’anticiper la nécessité de modifier les canaux de communication au fur et à mesure que les événements se développent.
<– Un manuel de gestion de crise assorti d’un plan de communication d’urgence peut aider à définir les procédures et les lignes directrices en matière de communication.
Éléments importants d’un plan de communication d’urgence
Les plans de la CE diffèrent selon les pays de l’organisation, de son paysage d’entreprise et de l’urgence en cours. Toutefois, des plans communautaires solides incluent toutes ces sections:
- Une liste d’urgences possibles à laquelle l’organisation pourrait être confrontée.
- Une évaluation des risques de chaque situation d’urgence identifiée en termes de probabilité probable d’occurrence et d’impact attendu.
- Une liste de personnel d’intervention d’urgence ainsi que leurs coordonnées à jour.
- Itinéraires et cartes d’évacuation.
- Procédures à suivre immédiatement après une crise.
- Rôles et responsabilités du personnel d’intervention d’urgence, y compris le coordonnateur des interventions d’urgence.
L’évaluation des risques est un élément important d’un plan de communication d’urgence. Avec une matrice d’évaluation des risques, les organisations peuvent déterminer les dangers potentiels auxquels ils peuvent être confrontés en utilisant un axe d’impact et un axe de vraisemblance
Les procédures de réaction peuvent différer selon le type d’urgence, de sorte que des procédures spécifiques doivent être mises en place pour chaque crise identifiée. Par exemple, un braquage armé et un tremblement de terre sont tous deux des situations de crise pour une banque. Toutefois, le premier exige la participation des services de détection et de répression, alors que ce n’est pas le cas des forces de l’ordre. La banque doit disposer de procédures distinctes pour traiter les deux types de crises d’une manière efficace qui minimise les dommages potentiels.
Idéalement, le plan communautaire doit également contenir des informations sur les points suivants:
- Quelles parties extérieures (par exemple, les services de détection et de répression ou les organismes de réglementation) doivent être associées aux efforts d’intervention d’urgence.
- Modes de communication à utiliser pendant la crise: appels téléphoniques, émissions de SMS, etc.
- Dispositions visant à contenir la crise, à réduire au minimum les dommages et à réduire au minimum les dommages causés aux biens de l’entreprise.
- Directives relatives à l’évacuation du personnel, méthodes de communication, itinéraires.
- Emplacements sûrs pour le personnel si la crise risque de les mettre en danger.
Meilleures pratiques à suivre lors de l’élaboration d’un plan communautaire
Avant de créer un plan communautaire, il est important d’en identifier l’objectif et les principales parties prenantes. Ces informations garantiront que chaque partie du plan fournit des informations utiles et des lignes directrices qui aident à réagir aux crises et à atténuer les effets.
Un plan communautaire efficace devrait être soutenu par la gestion et faire face à toute une série d’urgences, allant des conditions météorologiques soudaines aux menaces de bombes en passant par un tireur actif dans le bâtiment.
Le plan devrait porter sur les moyens de communication, tant électroniques que électroniques, de communication non électroniques, d’utiliser des informations. Cela inclut des annonces sur un système de radiomessagerie du bâtiment, des messages texte automatisés, des alertes par courrier électronique et des appels automatisés préenregistrés.
Si les canaux de communication électroniques sont disponibles, les médias sociaux et le site Web de l’organisation peuvent également être utilisés pour communiquer des informations d’urgence. Bien que des systèmes automatisés de notification d’urgence puissent améliorer le plan communautaire, un arbre d’appels canotage traditionnel devrait également faire partie du plan en cas de perturbation d’Internet ou de service cellulaire.
Il est également utile de écrire en messagerie de communication à l’avance. Les équipes de crise devraient créer des modèles de message pour chaque média de communication et chaque partie prenante afin de s’assurer que les messages appropriés s’éteignent rapidement et atteignent les personnes désignées en cas de crise.
Les organisations devraient régulièrement tester, examiner et mettre à jour le plan, en veillant à ce que chacun puisse s’acquitter correctement de son rôle et de ses responsabilités. Des exercices et des exercices devraient également être organisés pour mettre en œuvre le plan et ses procédures. Ces activités peuvent aider à identifier les faiblesses du plan et à démontrer le niveau de préparation de l’organisation à une crise réelle.
Une fois les défauts reconnus, le plan doit être modifié. Ainsi, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles sont bien préparées à faire face à une crise future et à réduire au minimum les dommages matériels qui pourraient en résulter.
Traduction depuis la source: TechTarget
