Traitement des messages : Partie1

Objectifs : Ce chapitre va vous enseigner les connaissances de base en traitement de messages sans faire de vous des experts. Vous aurez besoin de plus de formation et surtout de beaucoup de pratique.

Contenu :

Imaginons le scénario suivant : Il y a 350 personnes évacuées dans un centre d’hébergement temporaire du Croissant-Rouge. Les radioamateurs fournissent les radiocommunications avec des quarts de travail de 12 heures. Une dame âgée et diabétique est amenée au centre vers 14h00.

Elle aura besoin de sa prochaine dose d’insuline vers 23h00. Le responsable du centre d’hébergement se rend à la station radio. Il y a là un opérateur qui porte une casquette rouge avec des chiffres et des lettres bizarres. Il demande à l’opérateur d’informer le responsable Croissant-Rouge au bureau du chef d’équipe du médicament requis. L’opérateur radio communique avec le responsable du Croissant-Rouge au chef d’équipe et lui dit : « OK on a une vieille dame diabétique ici qui aura besoin de sa dose d’insuline avant 23h00. » Il n’écrit pas le message et n’inscrit pas la demande au registre des appels.

À 21h30 le médicament n’est pas encore arrivé. Le responsable du centre d’hébergement se rend à la station radio pour s’informer de l’état de sa demande. Il y a là une autre personne qui porte une casquette bleue avec des lettres et chiffres et un logo inconnu. Cet opérateur n’est pas au courant de la demande précédente mais il promet de s’informer. Entre temps, le personnel du Croissant-Rouge est dépassé et ils ont égaré le message qui était écrit sur un bout de papier et ne portait aucun nom ou approbation de responsable pour demander des médicaments. Personne n’a fait de suivi.

Si chacun des opérateurs avait créé et inscrit au registre un message officiel, avec le nom du demandeur et d’approbation, ce serait assez facile de retrouver le message et ce dernier aurait probablement été traité. En transmettant un message formel, vous avez la presque certitude que l’opérateur receveur va lui également inscrire ce message sur un radiogramme et l’inscrire au registre. Les chances que le message soit livré en temps et à la bonne destination sont grandement améliorées.

Messages formels ou informels

Autant les messages formels (écrit et sur un radiogramme officiel) que les messages informels (verbal ou écrit sans formatage spécifique) ont leur place en situation d’urgence.

En général les messages verbaux sont utilisés pour des messages non critiques et simples ou pour des messages qui requièrent une action immédiate et qui sont transmis directement de l’expéditeur au destinataire. Les messages formels sont appropriés pour des messages de grande importance, des messages qui demandent un suivi ou pour des messages qui devront transiter par d’autres mains avant d’être livrés à leur destinataire. Le format de message à utiliser est le radiogramme de MARES (précédemment utilisé lors de la simulation EmComm) ou l’équivalent.

Messages verbaux informels

Certains messages d’urgence peuvent être transmis verbalement et sans prendre le temps de les écrire d’abord. Vous avez besoin d’une ambulance pour un blessé qui saigne abondamment. Il est préférable d’éviter les délais et de passer le message d’abord et écrire le message après pour référence et registre.

Certains autres messages ne demandent pas de transmission formelle, soit parce qu’ils sont de peu d’importance ou parce qu’ils sont transmis directement au destinataire. Informer le contrôleur du réseau de votre position et de votre heure d’arrivée prévue entrent dans cette catégorie.

Messages écrits formels

Un formulaire de message écrit standard est utilisé car il contient des emplacements pour toutes les informations qui peuvent être requises. L’utilisation d’un formulaire standardisé facilite la vitesse et la précision des messages.

Le formulaire recommandé est le radiogramme de MARES qui contient tous les champs d’information requis.

Il est important de compléter toutes les informations demandées et de les inscrire en lettres moulées pour s’assurer une lisibilité et une précision.

Le message peut être rédigé en style télégraphique en s’assurant de conserver toute l’information pertinente.

Une signature (le nom de l’expéditeur) doit apparaître sur chaque message.

Si le radiogramme MARES n’est pas disponible, il est important de consigner toutes les informations requises et de maintenir un registre des communications expédiées et reçues.

Lorsqu’on transmet un message formel par voix, il faut lire le message à un rythme qui permet au récipiendaire de le prendre en note. Il est recommandé de laisser des pauses régulièrement.

Lorsque vous faites une pause, vous devrez attendre que le récipiendaire ait demandé de continuer avant de reprendre la transmission du message. Si le récipiendaire a de la difficulté à comprendre un mot complexe ou inconnu, il peut être nécessaire de l’épeler.

Rappelez-vous que tous les nombres sont nommés individuellement

Lorsqu’on décide d’utiliser un radiogramme il faut en compléter toutes les sections.

1. Point d’origine – inscrire l’indicatif d’appel de la station qui transmet le message
2. Numéro de message-chaque radiogramme doit avoir un numéro. Consignez le numéro au registre de votre station.
3. Nombre de mots – indiquer le nombre de mots sauf l’entête et la signature
4. Précédence-Chaque radiogramme doit se voir assigné une précédence.
La précédence doit toujours être indiquée clairement, sans utiliser d’abréviations.
N.B. Il peut être nécessaire de rappeler aux agences que les communications par radioamateur ne sont pas confidentielles et que plusieurs personnes vont les entendre.

Urgence : Un message duquel dépend ou peut probablement dépendre la vie ou la santé sécurité d’une ou d’un groupe de personnes. Ceci inclut les demandes d’agences pour des produits essentiels ou des instructions relatives au traitement à accorder à des personnes. Inclut également les demandes urgentes d’assistance ou d’évacuation médicale. Les messages URGENCE viendront probablement des responsables.

Priorité : Message important dont le retard peut avoir des conséquences importantes pour le soutien aux victimes de l’urgence (soins, hébergement) ou pour les efforts de rétablissement.
Message officiel non urgent. Tout autre message officiel en provenance ou à destination de la zone sinistrée, mais non urgent.

Routine : Les messages qui ne requièrent pas de précédence plus élevée seront traités selon cette priorité. Demande d’information sur des personnes sinistrées, ou en provenance de personnes sinistrées. Les communications relatives à la logistique du réseau radioamateur, assignations et remplacements.

Service : Les messages réguliers de radioamateur qui ne sont pas reliés au sinistre ou à la zone sinistrée. En situation d’urgence, ces messages devraient être évités ou réorientés vers d’autres réseaux ou fréquences.

Heure de réception du message pour transmission
Date de réception du message pour transmission
Instructions spéciales si il y a lieu
De : Créateur du message
À : Destinataire du message
Texte – Contient les mots du radiogramme. Devrait être court et contenir 25 mots ou moins si possible. Pour faciliter le décompte des mots, il y a 5 espaces sur chaque ligne.
Rx Heure et date de réception
Tx Heure et date de transmission
Signature – le nom de la personne qui crée le message, l’auteur original. Il peut être seul ou accompagné du titre et du rôle actuel.

Résumé :

Les messages formels ont beaucoup plus de chances d’être livrés intacts et en temps que les messages non formalisés. Utiliser un même protocole régulièrement pour les communications d’urgence en facilite l’utilisation. Participer à des exercices en utilisant le protocole établi favorise la précision et la vitesse.